Registro de jornada: qué debe registrar tu empresa y cómo hacerlo
Esta página explica la obligación de registrar la jornada, qué información hay que anotar cada día, cuánto tiempo se conserva y quién puede consultarla, y cómo se lleva ese registro con Workfide dejando trazabilidad de cada cambio. Si lo que buscas es cómo funciona el producto para el día a día, empieza por control horario.
Qué es el registro de jornada
El registro de jornada es la anotación diaria del horario de inicio y de finalización de la jornada de cada persona contratada. Se aplica con carácter general a toda la plantilla, también a jornada completa, con exclusiones y colectivos que tienen normativa propia. El registro debe conservarse y estar disponible para la persona, para la representación legal de los trabajadores y para la autoridad laboral.
Qué información hay que registrar
Inicio y fin de jornada
El horario concreto de comienzo y de finalización de cada persona y cada día.
Interrupciones acordadas
Las pausas que la empresa haya acordado computar de forma diferenciada.
Sistema de registro acordado
Cómo se decidió el sistema: negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión previa consulta a la representación legal.
Correcciones
Qué se corrigió, por qué, quién lo pidió y quién lo aprobó.
Horas extraordinarias
El cómputo del mes y la constancia de su entrega junto al recibo de salarios.
Qué puede hacer la persona trabajadora
Registrar su jornada
Inicio, pausas y fin desde el navegador, la app, un QR, el kiosco o NFC, también sin conexión.
Consultar su historial
Su propio registro diario y mensual, con las horas computadas y las extraordinarias.
Pedir una corrección
Solicitar la rectificación de un día concreto indicando el motivo, y ver su estado.
Solicitar ausencias
Vacaciones y permisos, con el saldo disponible y el efecto en su jornada.
Descargar su evidencia
Un certificado con las huellas de sus registros, que puede comprobar por su cuenta.
Qué puede hacer quien administra
Configurar el sistema
Jornadas, turnos, centros, métodos de fichaje y política de conservación por empresa.
Revisar y aprobar
Correcciones, ausencias y horas extraordinarias, con trazabilidad de cada decisión.
Vigilar incidencias
Días sin fichaje, fichajes incompletos, excesos de jornada y descansos no respetados.
Documentar la consulta
Dejar constancia de la negociación o consulta con la representación legal y de su resultado.
Preparar entregas
Partes por persona, equipo o centro, y paquete completo para una revisión o una reclamación.
Correcciones y trazabilidad
Un registro puede corregirse —un olvido, un fichaje incompleto, un cambio de turno de última hora—, pero la corrección debe poder explicarse. En Workfide el apunte original no se sobrescribe nunca: la rectificación se añade encima con su motivo, su autor, el momento y la aprobación, de modo que el historial completo queda a la vista. Es la diferencia entre un registro que se puede editar sin rastro y uno que se puede reconstruir.
Horas extraordinarias
Workfide compara la jornada registrada con la pactada, identifica los excesos y avisa al responsable. Con carácter mensual genera el resumen de horas extraordinarias para entregarlo a la persona y a su representación legal junto con el recibo de salarios, y deja constancia de esa entrega.
Conservación y consulta de los registros
Los registros deben conservarse cuatro años y permanecer disponibles. En Workfide la política de conservación se configura por empresa con ese mínimo en los planes Business y Enterprise, y el registro es append-only: no se puede borrar. Cada perfil accede solo a lo que le corresponde —la persona a su jornada, la empresa a la de su plantilla, la representación legal en modo lectura— y queda constancia de quién consulta qué.
Evidencia verificable
Cada apunte del registro lleva una huella criptográfica encadenada al anterior y un sello de tiempo. En los planes con evidencia AxIA se añade una raíz diaria que permite comprobar un día completo de golpe. En la práctica: si mañana alguien discute las horas de hace dos años, no hace falta creer a nadie, se comprueba.
Seguridad y residencia de datos
Los datos de jornada se tratan en la Unión Europea, cifrados en tránsito y en reposo, con aislamiento por empresa y control de accesos por perfil. El detalle de dónde vive cada dato y las opciones de nube dedicada o autoalojamiento están en residencia de datos. Si necesitas volcar los registros a tu ERP o a tu nómina, la API pública y los webhooks permiten hacerlo sin exportaciones manuales.
Herramienta tecnológica, no asesoría
Workfide es una herramienta tecnológica que ayuda a las empresas a llevar y acreditar su registro de jornada. No está certificado ni homologado por la Inspección de Trabajo ni por ninguna autoridad, y esta página no es asesoramiento jurídico: la responsabilidad del cumplimiento —incluida la negociación del sistema de registro y la aplicación del convenio correspondiente— corresponde a la empresa, que puede contar con su asesoría laboral.